Artikelgroepen aanmaken en onderhouden

U beschikt over de volgende tabbladen:

• Basis
• Inkoop
• Omschrijving
• INTRASTAT-gegevens
• Extra

Artikelgroep

In dit veld kunt u aangeven welk nummer u voor de artikelgroep wilt gebruiken. Hier wordt automatisch het eerstvolgende beschikbare nummer te staan.

Code

Dit is een verplicht veld. In dit veld kunt u een omschrijving voor de betreffende artikelgroep opgeven.

Omschrijving

Ook dit is een verplicht veld. In dit veld moet u een omschrijving voor de artikelgroep assortiment opgeven.

Tabblad Basis

De rekeningen die u hier koppelt worden als standaard rekeningen voorgesteld bij de artikelen waaraan u deze artikelgroep koppelt. Bij het onderhoud van het artikel heeft u echter de mogelijkheid om andere grootboekrekeningen te koppelen. Voor de aangemaakte transacties worden de rekeningen gebruikt die bij het artikel zijn gekoppeld.

Omzetrekening

Hier geeft u de rekening op waarop bij het journaliseren van verkoopfacturen de omzet moet worden geboekt.

Rekening kostprijs verkopen

Op deze rekening wordt de kostprijs van de verkopen geboekt. Dit gebeurt bij het afleveren van de order of bij het journaliseren van een directe factuur.

Kostendrager

Als u gebruikmaakt van E-Kostenanalyse, kunt u hier de kostendrager opgeven die belast moet worden.

Kortingsrekening

In dit veld kunt u een kortingsrekening opgeven waarop de kortingen worden geregistreerd. Wanneer u in de factuurinstellingen bij het veld 'Journaliseer bedragen' de optie 'Netto' heeft geselecteerd is dit veld wel zichtbaar, maar niet te wijzigen. Wanneer u in de factuurinstellingen bij het veld 'Journaliseer bedragen' de optie 'Bruto'  heeft geselecteerd kunt u dit veld wel wijzigen, en is het tevens verplicht om in te vullen. Bij het definitief afdrukken van een factuur wordt er dan in de boeking een aparte regel met het kortingsbedrag aangemaakt op deze rekening.

Wanneer u tevens bij het artikelonderhoud een kortingsrekening heeft gedefinieerd wordt de rekening van het artikelonderhoud gebruikt.

Dealer kortingsrekening

Wanneer u in de factuurinstellingen bij het veld 'Journaliseer bedragen' de optie 'Netto' heeft geselecteerd is dit veld wel zichtbaar, maar niet te wijzigen. Wanneer u in de factuurinstellingen bij het veld 'Journaliseer bedragen' de optie 'Bruto'  heeft geselecteerd kunt u dit veld wel wijzigen.

In dit veld kunt u een standaard kortingsrekening opgeven waarop de kortingen worden geregistreerd voor facturen waarbij de factuurdebiteur van het type dealer is. De rekening die u hier koppelt wordt standaard als dealer kortingsrekening gekoppeld bij de artikelen waar u deze artikelgroep aan koppelt. Wanneer u deze rekening wijzigt wordt bij het bewaren van de artikelgroep de volgende melding getoond "Kortingsrekening bijwerken voor alle artikelen van deze artikelgroep met een lege kortingsrekening".
Wanneer u in deze melding voor Ja kiest wordt deze rekening gevuld bij alle artikelen waaraan deze artikelgroep is gekoppeld en waarbij het veld 'Dealer kortingsrekening' leeg is.  

Tabblad Inkoop

De rekeningen die u hier koppelt worden als standaard rekeningen voorgesteld bij de artikelen waaraan u deze artikelgroep koppelt. Bij het onderhoud van het artikel heeft u echter de mogelijkheid om andere grootboekrekeningen te koppelen. Voor de aangemaakte transacties worden de rekeningen gebruikt die bij het artikel zijn gekoppeld.

Voorraadrekening

In dit veld kunt u de grootboekrekening selecteren, waarop de voorraad moet worden op- en afgeboekt. U kunt in dit veld ook een kostenrekening koppelen, als u de artikelen direct bij een ontvangst als kosten wilt opnemen.

Als via de artikelgroep de voorraadrekening wordt gewijzigd, verschijnt eerst de waarschuwing "U kunt aangeven of u deze rekening wilt wijzigen voor alle artikelen gekoppeld aan deze artikelgroep. Exact adviseert u dit alleen te doen als de voorraadposities nul zijn. Anders adviseert Exact u menupad Systeem, Logistiek, Herwaardering te gebruiken.". U kunt in deze melding op 'OK' klikken. Er wordt op dat moment nog niets aangepast. Vervolgens verschijnt de melding "Artikelen bijwerken: Voorraadrekening?" waarin u kunt aangeven of de voorraadrekening gewijzigd dient te worden voor alle artikelen die gekoppeld zijn aan de betreffende artikelgroep:

Wanneer hier voor 'Ja' wordt gekozen, worden alle artikelen van deze groep bijgewerkt. Indien voor 'Nee' wordt gekozen, wordt alleen de voorraadrekening van de artikelgroep aangepast, maar niet van de artikelen uit deze artikelgroep. Uiteraard worden de reeds bestaande transacties niet aangepast aan de hand van deze wijziging.

Nog te ontv. facturen/goederen

Dit veld is alleen aanwezig wanneer u in de grootboekinstellingen in de sectie 'Algemeen', de optie 'Nog te ontv. facturen/goederen per artikel' heeft geselecteerd. In dit veld kunt u een nog te ontvangen facturen/goederen rekeningen opgeven die gebruikt dient te worden voor de artikelen die bij deze artikelgroep horen. De rekening die u hier koppelt dient van het type neutraal, omzet of kosten te zijn. Wanneer u deze rekening aanpast verschijnt een scherm waarin de vraag wordt gesteld of deze rekening gewijzigd dient te worden voor alle artikelen die gekoppeld zijn aan de betreffende artikelgroep: "Artikelen bijwerken: Nog te ontv. facturen / goederen? Bestaande mutaties worden niet vernummerd met de wijziging van de grootboekrekening".

Indien voor 'Nee' wordt gekozen, wordt alleen de rekening van de artikelgroep aangepast, maar niet van de artikelen uit deze artikelgroep. Wanneer hier voor 'Ja' wordt gekozen, wordt de rekening ook bij de artikelen van deze groep bijgewerkt. Er wordt vervolgens gecontroleerd of het saldo van de oude nog te ontvangen facturen/goederen rekening 0 is, en of er nog niet afgehandelde orders aanwezig zijn voor de betreffende artikelen. Is dit het geval dan wordt u hierover geïnformeerd middels een melding "Posten: Nog te ontv. facturen / goederen? Voor een aantal grootboekrekeningen is het saldo ongelijk aan nul en/of is er een koppeling naar niet afgehandelde orders. Niet alle artikelen worden bijgewerkt. Toch Doorgaan?".

Wanneer hier voor 'Ja' wordt gekozen, wordt de rekening aangepast voor de artikelen die wel bijgewerkt kunnen worden. De artikelen die niet bijgewerkt kunnen worden, worden overgeslagen. Uiteraard worden de reeds bestaande transacties niet aangepast aan de hand van deze wijziging.

Zodra het aanpassen gereed is verschijnt een nieuwe melding waarin u de mogelijkheid heeft om een overzicht te exporteren naar Microsoft Excel. In dit overzicht wordt een lijst getoond met de artikelen waarbij de rekening niet aangepast kon worden. 

Rekening prijsverschillen

Op deze rekening worden eventuele prijsverschillen geboekt. Bij het herwaarderen van de voorraad wordt de voorraadwaarde op uw grootboekrekening aangepast naar de voorraadwaarde volgens uw waarderingsmethode. Hiervoor wordt een journaalpost aangemaakt. Er worden geen aanpassingen gemaakt op bestaande mutaties, zoals bij logistiek afstemmen of voorraadwaardering. Eerst wordt de gehele voorraad afgeboekt, vervolgens opgeboekt tegen de nieuwe waarde. Het verschil wordt standaard geboekt op de rekening prijsverschillen die u hier heeft gedefinieerd. 

Wanneer u werkt met de voorraadwaarderingsmethode Classic VVP worden alle voorraadmutaties gewaardeerd tegen de kostprijs, die is gedefinieerd in het artikelonderhoud. Tevens wordt bij het inboeken van de inkoopfactuur de inkoopfactuur direct afgestemd met de ontvangst. Wanneer hier het bedrag van de inkoopfactuur afwijkt van die van de ontvangst wordt bij het sluiten van de inkoopfactuur het verschil geboekt op de prijsverschillenrekening die u hier heeft gedefinieerd.

Tabblad Omschrijving

Omschrijving **

Hier kunt u de omschrijvingen invoeren per taal. Welke talen dit zijn kunt u aangeven in de Algemene-instellingen [Systeem, Algemeen, Instellingen, Algemeen].

Tabblad INTRASTAT-gegevens

Statist. nr.

Dit tabblad is alleen aanwezig wanneer u bij de Intrastat-instellingen heeft aangegeven dat u met Intrastat wilt werken. U kunt hier een standaard goederencode invullen voor deze artikelgroep. Bij alle artikelen (waarbij op het tabblad 'Inkoop/Verkoop' het attribuut 'Verkoop' is aangevinkt) die u aanmaakt en aan deze groep koppelt wordt standaard op het tabblad 'Financieel' dit Statist. nr. gekoppeld. 
 
Wanneer u het 'Statist. nr.' bij een artikelgroep wijzigt wordt de vraag gesteld of u het nummer in de gekoppelde artikelen wilt bijwerken. Wanneer u kiest voor 'Nee' wordt het 'Statist. nr.' alleen aanpast bij de betreffende artikelgroep. Wanneer u kiest voor 'Ja' wordt het 'Statist. nr.' aangepast bij de artikelgroep en bij alle artikelen (waarbij op het tabblad 'Inkoop/Verkoop' het attribuut 'Verkoop' is aangevinkt) die aan de artikelgroep zijn gekoppeld.

Tabblad Extra

Prijslijst afronding

Hier kunt u per artikelgroep aangeven of er naar boven of naar beneden afgerond kan worden in een prijslijst. Dit gebeurt niet automatisch; u kunt desgewenst uw prijzen afronden door in het onderhoud van de betreffende prijslijst op de knop 'Afronden' te drukken.

Bewaren
Als u de aangemaakte of gewijzigde artikelgroep wilt opslaan, kunt u hier op 'Bewaren' klikken.

Nieuw
Als u een nieuwe artikelgroep wilt aanmaken, kunt u hier op 'Nieuw' klikken. Als u al een nieuwe artikelgroep heeft aangemaakt en er direct nog een wilt aanmaken, krijgt u eerst de vraag of u de aangemaakte gegevens wilt bewaren.

Sluiten
Als u deze functie wilt beëindigen, klikt u op 'Sluiten'.